Actualits



Les délais de conservation des documents



Délais de conservation des documents

Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires.

Quelles sont les durées de conservation des documents dans l'entreprise ?


Dans l'ensemble, doivent être conservés tous les documents comptables, salariaux, fiscaux, sociaux, commerciaux ou juridiques émis ou reçus par la société (y compris les simples courriers, les bons de commande ou de livraison, etc......).

Tous ces documents doivent en principe être conservés sous leur forme originelle. Néanmoins, il est admis qu'ils le soient sur disques magnétiques, ou sous forme de bandes magnétiques ou de microfilms, mais à condition dans ces cas, que ce soit la copie intégrale du document qui soit conservée et que cette copie puisse être restituée sur papier sous sa forme originelle.

 

Les délais minima de conservation des principaux documents de votre société.


Registres et pièces comptables

  • Livre-journal, grand livre, livre d'inventaire : 10 ans (1)
  • Factures et autres pièces comptables : 10 ans (2)
  • Documents bancaires (relevés de comptes, talons de chèques, etc) : 10 ans
  • Bons de commande, bons de livraison : 10 ans


Documents commerciaux

  • Tous courriers (reçus et envoyés) : 10 ans
  • Tous contrats commerciaux : 10 ans
  • Documents établis pour le transport des marchandises : 10 ans
  • Contrats d'acquisition ou de cessions de biens immobiliers : 30 ans


Documents relatifs au personnel

  • Livres de paie (coté ou paraphé) et registre du personnel : 5 ans (1)
  • Documents concernant les salaires (bulletins de paie etc) : 5 ans
  • Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans


Documents juridiques

  • Statuts de la société : 30 ans (3)
  • Pièces modificatives des statuts : 30 ans (4)
  • Registres des procès-verbaux d'assemblée (coté et paraphé) : 30 ans (3)
  • Feuilles de présence et pouvoirs : 3 ans
  • Rapports du Gérant ou des commissaires aux comptes : 3 ans
  • Comptes annuels : 10 ans

 

(1) à partir de la clôture du livre ou du registre
(2) à partir de la date de clôture de l'exercice comptable
(3) à compter de la date de dissolution de la société
(4) à compter de la date où l'acte cesse de produire ses effets


Pour aller plus loin, nous vous proposons un document synthétique rédigé par la Chambre de Commerce de Lyon. Il résume les délais en vigueur et conseillés.

Télécharger le document de la CCI DE LYON